Kassenumstellung auf neue Software ab 1. Oktober notwendig

Umsetzung dieser Neuregelungen in der Praxis stellt die Anwender vor große Herausforderungen

Das Bundesfinanzministerium lehnt eine längere Schonfrist bei der Kassenaufrüstung als die bereits seit dem 1.1.2020 gewährte ab. Einen Aufschub für die Aufrüstung von Kassen mit zertifizierter Software kann jedoch individuell beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Muster für einen Antrag auf Verlängerung der Frist zur Nachrüstung von Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gemäß § 148 AO

Sehr geehrte Frau/sehr geehrter Herr …,

hiermit beantrage ich/ beantragen wir die Verlängerung der durch die Nichtbeanstandungsregelung eingeräumten Frist über den 30. September 2020 hinaus gemäß § 148 AO wegen Vorliegens unbilliger sachlichen Härte bis zum ____________ .

Bereits jetzt ist erkennbar, dass die aus § 146a AO resultierende Verpflichtung einer Aufrüstung der Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nicht fristgerecht umgesetzt werden kann. Eine maßgebliche Ursache hierfür sind die erheblichen Auswirkungen der Naturkatastrophe „Covid-19 Pandemie“, auf die ich nachfolgend im Einzelnen näher eingehen werde. Insoweit fehlt es an einer schuldhaften Verletzung der Nichteinhaltung der Frist, so dass möglicherweise eintretende Beeinträchtigungen bei der verzögerten Nachprüfbarkeit von Besteuerungsgrundlagen aufgrund einer verspäteten Implementierung einer TSE wegen höherer Gewalt unbeachtlich sind.

Hinweise zur weiteren Begründung des Antrags:

Entscheiden Sie zunächst, ob Sie technische und/oder wirtschaftliche Gründe zur Begründung des Antrags anführen wollen. Die technischen Gründe können konkret durch die Corona-Krise bedingt oder auch davon vollkommen unabhängig sein, z. B. Lieferprobleme Ihres Kassen(fach)händlers. Wirtschaftliche Begründungen sollten ausschließlich auf den Auswirkungen der Corona-Krise basieren. Soweit möglich, empfiehlt es sich, die beiden Begründungsstränge gesondert aufzuzeigen.

• Führen Sie auf, welche Kassen Sie aktuell im Einsatz haben und beschreiben Sie, welches System / welche TSE Lösung (hardware-basierte TSE und/oder cloud-basierte TSE; Anzahl der anzuschaffenden TSEs) in Ihrem Betrieb zukünftig eingesetzt werden soll. Fügen Sie diesem Schreiben die dokumentierten Vorbereitungen Ihres Betriebes zur Nachrüstung der Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) bei, indem Sie den aktuellen Implementierungsstand einschließlich der noch fehlenden Schritte beschreiben.

• Haben Sie noch kein Angebot für die Aufrüstung eingeholt, sollten Sie dieses unbedingt kurzfristig und vor Antragstellung nachholen. Dies dokumentiert neben dem Stand der Umsetzungsmaßnahmen auch die voraussichtlich anfallenden Kosten.

• Zeigen Sie auf, warum Sie die Aufrüstung nicht innerhalb der Frist abschließen können.

Technische Gründe können z. B. fehlende Zertifizierungen für cloud-basierte TSE-Lösungen (siehe unten) oder Lieferverzögerungen sein. Letztere müssen sich nicht nur auf die TSE direkt beziehen, sondern können auch die weitere Infrastruktur, die für den Betrieb aufgrund der mit einer zertifizierte TSE gesicherten Kasse notwendig ist, betreffen.

• Beabsichtigen Sie die Implementierung einer cloud-basierten TSE, könnte vorgetragen werden, dass die Bundesregierung in der Antwort auf die Anfrage u.a. der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen (BT-Drucks. 19/14530, Antwort Frage 1d)) im Oktober 2019 von einer Dauer des Zertifizierungsverfahrens von maximal 10 Monaten ausgegangen ist. Die Bundesregierung hat nicht mit spezifischen Problemen bei cloud-basierten TSEs gerechnet (BT-Drucks. 19/14530, Antwort Frage 2). Dies lässt eine Investitionsentscheidung für eine cloud-basierte TSE im Hinblick auf deren fristgerechte Verfügbarkeit von cloud-basierten TSEs sachgerecht erscheinen. Eine fehlende Verfügbarkeit stellt daher eine sachliche Härte dar.

Weitere technische Hemmnisse bei der Umsetzung können sich auch aufgrund der Corona-Krise ergeben und sollten ebenfalls aufgezeigt werden.

• In vielen Fällen wird die Aufrüstung der Kassen vor Ort durch einen Techniker vorgenommen werden müssen. (Hinweis: Werden elektronische Registrierkassen verwendet, die nunmehr aufgerüstet werden, sollte unbedingt mit dem Kassenfachhändler geklärt werden, ob der Einsatz eines Technikers zwingend erforderlich ist. Bei PC-Kassen wird vielfach auch eine Aufrüstung im sog. Remote-Verfahren möglich sein.)
• Aufgrund des einzuhaltenden Abstands von 1,5 m kann insbesondere eine Einweisung in das neue System kaum durchführbar sein.
• Personelle Engpässe im eigenen Betrieb oder beim Kassenfachhändler beeinträchtigen die Implementierung.

Falls die Corona-Krise zu erheblichen wirtschaftlichen Beeinträchtigungen Ihres Unternehmens geführt hat, sollten diese ebenfalls aufgezeigt werden. Beachten Sie bitte, dass eine Verlustsituation allein voraussichtlich kein ausreichender Grund sein wird. Es sollte dargelegt werden, dass eine unmittelbare und nicht unerhebliche negative Betroffenheit durch die Corona-Krise gegeben ist. Dies können beispielsweise die folgenden Umstände sein:

• Schildern Sie die durch die in Ihrem Betrieb im Rahmen des Shutdowns eingetretenen Auswirkungen auf die Ertragslage und die Liquidität. (Hinweis: Sollten Sie z. B. Stundungsanträge, Verlustverrechnungsanträge oder Anträge auf Vollstreckungsaufschub (bei der Lohnsteuer) gestellt haben, können Sie auf die Ausführungen in den Anträgen verweisen.)
• Soweit Corona-Soforthilfen in Anspruch genommen oder KfW Kredite gewährt wurden, sollte mit dem Steuerberater Rücksprache gehalten werden, ob die Verwendung dieser Mittel dargestellt werden sollte. Diese dienen der Überbrückung von Liquiditätsengpässen und daher der Begleichung von Forderungen, welche die höchste Relevanz für die Existenzsicherung haben.
• Wenn Sie von der Aussetzung der Insolvenzantragspflicht nach Artikel 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 Gebrauch machen, können Sie dies angeben.

Geben Sie bei wirtschaftlichen Gründen nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater einen Zeitraum an, in dem Sie erwarten, dass sich die Situation Ihres Betriebes wieder soweit stabilisiert hat, dass Sie die notwendigen Investitionen für die Nachrüstung der Kassen tätigen können.

Betrieben wird empfohlen, mit Ihrem Steuerberater zeitnah Rücksprache zu halten.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat hier https://www.zdh.de/fachbereiche/steuern-und-finanzen/kassenfuehrung/ viele Aspekte zum Thema Kasseführung zusammengefasst.